Sopimusehdot ja tietosuojakäytäntö

Tietoturvallisuus / rekisteriseloste

1 Rekisterin nimi:  Heijaste rekisteriseloste

2 Rekisterinpitäjä: 

Heijaste, Karjasilta 3a, 02330 ESPOO
Y-tunnus:   2142259-5

Puh.  040 515 5464

Email: [email protected]

3 Rekisteriasioita hoitava yhteyshenkilö:

Päivi Saarela, Heijaste

4 Rekisteröidyt

  • sähköpostilistalla olevat Heijaste jäsenet (sisältää myös mahdolliset asiakkaat)
  • tuotteita tai palveluita ostaneet asiakkaat

5 Rekisterin pitämisen oikeudellinen peruste ja käyttö

  • henkilötietoja käsitellään asiakassuhteessa lakisääteisen velvoitteen perusteella laskutuksen, kirjanpidon ja asiakassuhteen hoidon muihin virallisiin (mahdolliset valitukset, palautukset ym.) tarkoituksiin.
  • henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella, kun henkilö liittyy sähköpostilistalle, osallistuu kursseihin tai antaa muuten luvan markkinointiin.
  • henkilötietoja käsitellään sopimuksen perusteella, kun henkilö osallistuu Heijasteen valmennuksiin.
  • Henkilötietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella tiedottamiseen, markkinointiin, yrityksen liiketoiminnan kehittämiseen, analysointiin, mielipide- ja markkinointitutkimuksiin.

6 Rekisterin tietosisältö 

  • Yksityishenkilöt
    • Nimi
    • Osoite
    • Kieli
    • Sähköpostiosoite
    • puhelinnumero
    • valmennuksissa terveydentilaa mahdollisesti koskevat tiedot
    • muut valmennuksessa käsitellyt tiedot
  • Yritykset:
    • Yrityksen nimi
    • Osoite
    • Y-tunnus
    • Yhteyshenkilön nimi ja asema yrityksessä
    • Puhelinnumero
    • Sähköpostiosoit

7 Henkilötietojen säilytysaika

Asiakasrekisterin tiedot säilytetään enintään kolme vuotta viimeisen yhteydenoton jälkeen tai valmennuksen päättymisen jälkeen, jollei asiakkaan kanssa muuta ole sovittu erikseen.

8 Tietojen siirtäminen ja vastaanotto

Henkilötietoja käsittelee vain Heijasteen henkilökunta. Kirjanpitoon kuuluvat laskutustiedot siirtyvät kirjanpitäjälle jaettuna tiedostona. Muuhun rekisteriin ei ole pääsyä, eikä tietoja luovuteta tai luovuteta kolmansille osapuolille, jollei asiakas itse sitä halua. Tietoja ei koskaan luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

Heijaste verkkosivut ja laskutusohjelma  on suojattu käyttäjätunnuksella, salasanalla, käyttöoikeuksilla sekä palomuurilla. Käyttäjärekisteriä pääsevät käsittelemään ainoastaan Heijaste valmentajat sekä sivuston palvelutarjoaja: WP Cloud.  Rekisterin tietoja käsittelevät henkilöt ovat lakisääteisen salassapitovelvollisuuden alaisia ja/tai ovat allekirjoittaneet asiaa koskevan vaitiolositoumuksen.

Google drive, Gmail, Mailchimp, valmentajien puhelimet, Whatsapp ja Skype sisältävät asiakkaiden yhteystietoja ja mahdollisia kiinnostustietoja. Näiden sisältämät tiedot ovat suojattu palvelun tarjoajan puolelta. Käyttäessään palveluita tai allekirjoittaessaan sopimuksen asiakas suostuu tähän.

Valmennuksista kertyvät terveys tai muut arkaluontoiset tiedot tallentuvat ainoastaan valmentajan omaan rekisteriin, joka on suojattu lain vaatimalla tavalla. Näitä tietoja ei käsittele kukaan muu kuin valmentaja itse ellei muuta ole sovittu asiakkaan kanssa erikseen

10 Tietosuojavastaava on Päivi Saarela

11 Tarkastus-, korjaus ja kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Rekisteröidyn pyynnöstä teemme henkilötietoihin tarpeelliset oikaisut ja täydennykset tai poistamme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot.

Rekisteröidyllä on oikeus myös kieltää kaiken hänestä kerätyn tiedon käyttämisen ja tulla poistetuksi ja unohdetuksi asiakasrekisteristä.

Tarkastus- korjaus tai  unohduspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:

Heijaste, Päivi Saarela,
Karjasilta 3a, 02330 ESPOO

tai sähköisesti osoitteeseen

[email protected]

Pyynnön saatua rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkistetaan ennen tietojen antamista tarkistettavaksi.

Share This